La factura electrónica es un documento que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Gracias a la transformación digital y a la digitalización de las empresas, la forma de operar y registrar transacciones ha cambiado y el papel ha dado paso a lo digital.
CONCEPTO
Se conoce como factura electrónica al documento digital que se genera, se firma y se transmite electrónicamente.
Como hemos comentado, el sistema digitalizado elimina los procedimientos manuales y mejora el rendimiento en el trabajo, lo que beneficia a las empresas de cualquier tamaño.
En cuanto a los aspectos legales, esta factura tiene las mismas conciones que una factura en papal y hay que conservarla de la misma manera durante 4 años.
EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICAZ
Para firmar este tipo de facturas es necesario que se obtenga un certificado digital válido, emitido por entidades aptas para emitir certificados como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que es gratuito para personas físicas. El certificado digital permite vincular la factura electrónica con una persona física o jurídica de forma inequívoca.
Por otra parte, es fundamental un programa informático, que contenga las regulaciones legales en España y sea compatible con el formato electrónico de factura, uno de los formatos más utilizados es el E-factura.
Además debe contener: la identificación de los emisores y receptores; las características de los bienes y servicios a prestar; los importes; debe ser legible e íntegra.
BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Utilizar la factura electrónica tiene diferentes beneficios.
- -Permite acortar los plazos habituales de cobro.
- -Se eliminan los costes de impresión y envío postal.
- -Se reduce el espacio necesario para almacenar las facturas en papel.
- -Reducción de costes fijos.
- -Son documentos seguros ya que la firma digital no es replicable y se puede cifrar. Reduciendo la posibilidad de que se pierda o la roben.
- -Facilita el cumplimiento legal.
BOBLIGATORIEDAD DE PRESENTACIÓN
En la actualidad, solo están obligados a emitir facturas electrónicas cuando se tengan vínculos profesionales y comerciales con la administración pública.
in embargo, con la nueva Ley Crea y Crece; sí que será de obligación para todo el sector privado, es decir, para todos los profesionales y empresarios. Por consiguiente, tendrán que expedir y recibir facturas electrónicas para la justificación de sus transacciones comerciales.
Cabe destacar, que dicha normativa prevé un periodo de adaptación para el sector privado. Así pues, tendrán 1 año desde la publicación en el BOE, cuyas empresas tengan más de 8 millones de euros al año y las PYMES tendrán 2 años de adaptación a este nuevo sistema de facturación digital.
Si tienes dudas acerca de cómo afecta la factura electrónica a tu empresa, puedes contar con profesionales como nosotros..