Muchos aprovechamos las jornadas estivales para hacer limpieza en armarios y organizar documentos para la vuelta a la rutina tras las vacaciones. Pero, ¿de qué papeles podemos deshacerte y cuánto tiempo debemos conservar los documentos de nuestra empresa? En Andrés Perea te lo contamos todo.
Lo primero que debemoss hacer, si no lo hemos ido haciendo con el paso del tiempo, es organizar y clasificar. Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su tipología. Por lo tanto, tendremos que separar los documentos de mercantil, los tributarios, laborales…
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
La documentación mercantil debe guardarse durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. No obstante, recomendamos que siempre mantengas en un lugar seguro y sin deshacerte de ellos la siguiente información:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática.
DOCUMENTACIÓN FISCAL
En cuanto a los documentos fiscales, la Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años. Dicho plazo general comienza a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Además, hay que tener cuidado porque este plazo puede verse interrumpido si se ha recibido alguna notificación o reclamación por parte de Hacienda.
Asimismo, debemos tener en cuenta que el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
ÍNFORMACIÓN DIGITAL
Por último, no podemos olvidarnos de la información digital. Tan importante como los documentos en papel, son los emails que enviamos o recibimos y la información que almacenamos. Ahí también debemos hacer limpieza y guardar en un sitio seguro, como por ejemplo la nube, toda la documentación relevante.
Estos son algunos de los aspectos que debemos tener presentes a la hora de conservar los documentos de nuestra empresa. Pero, como hemos visto, se trata de un asunto muy delicado. Por ello si tienes dudas de cómo realizar este paso tan importante, en Andrés Perea te ofrecemos todos los servicios de asesoría y consultoría laboral en Donostia.